অনলাইন মিটিংয়ে যা করবেন না

ঘরবন্দী জীবন। করোনা মহামারীর মধ্যে অনেকেই অফিসের কাজ অনলাইনে করছেন। অফিসের গুরুত্বপূর্ণ মিটিংও করতে হচ্ছে ভিডিও কনফারেন্সে। জুম, গুগল মিট বা মেসেঞ্জারের মাধ্যমে অফিসের নানা বিষয়ে কথা বলার সময় কিছু ভুল সবারই হয়। ভালোভাবে মিটিংয়ে অংশ নেয়ার জন্য এগুলো সবসময় এড়িয়ে চলতে হবে।

পারিপার্শ্বিক শব্দ
অনেক সময় দেখা যায়, কনফারেন্স শুরু হলে আশেপাশের শব্দ শোনা যায়। অফিসের মিটিং সুন্দরভাবে চালিয়ে যাওয়ার ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে বড় প্রতিবন্ধকতা। অনাকাঙ্ক্ষিত শব্দ এড়িয়ে চলার জন্য মিউট করে রাখা যেতে পারে। মনে রাখতে হবে, অফিস মিটিংয়ে পেশাদারিত্ব উন্মোচিত হয়। বাইরের শব্দের ব্যাপারে সচেতন না হলে পেশাগত জীবনে অনেক অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতির মোকাবেলা করতে হবে। এক্ষেত্রে শব্দের কারণে অন্যরা বিরক্ত হতে পারেন। অফিসের উর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের কাছে নেতিবাচক ধারণা তৈরি হবে।

যান্ত্রিক ত্রুটি
ভিডিও কনফারেন্সে বেশিরভাগ মানুষ আরও যে সমস্যার মুখোমুখি হন তা হলো শব্দ না আসা। কথা বলতে গিয়ে অনেক সময় অনাকাঙ্ক্ষিতভাবে যান্ত্রিক ত্রুটির কারণে কথা আটকে যায়। কনফারেন্সিং কলে এটি হরহামেশাই ঘটে। অনেকেই এর মাধ্যমে বিব্রত হন। শব্দ আটকে যাওয়ার কারণে পেশাদারিত্ব নষ্ট হয়। সহকর্মীদের মধ্যে খারাপ ধারণার উন্মেষ হয়। শব্দ না আসার কারণে গুরুত্বপূর্ণ কথা পৌঁছানো সম্ভব হয় না। এর মধ্য দিয়ে অফিসের মিটিং ফলপ্রসূ হয় না।

স্পিকার পরীক্ষা না করা
স্পিকার বা ভিডিও ইকুইপমেন্ট পরীক্ষা না করে অনলাইন কনফারেন্সে যোগ দিলে অযাচিতভাবে সমস্যার মুখোমুখি হতে হয়। স্পিকারের শব্দের মান ভালো না থাকাই এর কারণ। এই কারণে অনলাইনে অফিসের মিটিং করার আগে স্পিকার পরীক্ষা করে নেয়া উচিত। সে সঙ্গে ভিডিও ইকুইপমেন্টও পরীক্ষা করে নিতে হবে। যাতে অপ্রীতিকর পরিস্থিতি সৃষ্টি না হয়। মিটিংয়ের হোস্টকে অবশ্যই স্পিকার বা ভিডিও ইকুইপমেন্ট পরীক্ষা করে নিতে হবে। স্পিকার পরীক্ষা না করার কারণে অনেকের কথা আটকে যায়। এতে অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতির মুখে পড়তে হয়।

নিয়ম মেনে চলুন
ভিডিও কনফারেন্সের যেসব নিয়ম রয়েছে সেসব নিয়ম মেনে চলতে হবে। কনফারেন্স চলাকালীন আপনি বৈঠকখানা, শয্যাকক্ষ, কফিশপ বা গাড়িতে যেখানেই থাকুন দাপ্তরিক নিয়মকানুন অবশ্যই মেনে চলতে হবে। মিটিং চলার সময় কোনো খাওয়া-দাওয়া করা যাবে না। বিশেষ করে ভিডিও চালু রেখে খাওয়া-দাওয়া করা অশোভন। এছাড়া মিটিংয়ের সময় অন্যদের সঙ্গে গল্প-গুজব করা অভিপ্রেত নয়। যথাসময়ে মিটিংয়ে যোগ দেয়ার মাধ্যমে নিয়মানুবর্তিতা প্রকাশ পায়। অফিসের সহকর্মীরা এমন মানুষকে পছন্দ করেন।

নোট না রাখা
মিটিংয়ের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে নোট রাখা উচিত। মিটিংয়ে নোট রাখা পেশাদারী হওয়ার একটি লক্ষণ। অফিসের মিটিংয়ে যেসব বিষয়ে আলোচনা করা হয় সেসব বিষয়ে লিখে রাখলে এর দ্বারা আপনিই উপকৃত হবেন। এছাড়া মিটিং রেকর্ড না করা আরেকটি সমস্যা। মিটিং রেকর্ড করে রাখলে পরে যেকোনো সময় অফিসের বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ বিষয় পরে দেখে নেয়া যায়।